Čo je elektronická kancelárska práca?
Pred 10 rokmi sa zdála výnimka z pravidiel, dnes sa stáva normou. To platí pre toľko oblastí ľudského života, najmä v podnikateľskej sfére.
Koniec koncov, bez ohľadu na to, ako rýchly pokrok pokročil,dokumenty boli a sú aj naďalej veľmi dôležité, možno aj najdôležitejšia časť hospodárskych a obchodných aktivít veľkého podnikania a súkromného podnikateľa, a to bez zamestnania. - výraz, ktorý sa čoraz viac využíva vo všetkých oblastiach činnosti a nikto neprekvapuje.
Prečo? Pretože dokumenty doslovne krok za krokom zaznamenávajú celý proces činnosti, množstvo informácií potrebných pre efektívnu prácu.
Práca s dokumentmi, najmä s ich veľkými objemami, sa už dávno stala druhom prekážok a zámienkou pre vtipy, veselé a nie tak.
Strata dokumentov, čkanie a chyby v ichdizajn sa stal druhom smutných tradícií. Aby sa čo najviac vyhli vyššie uvedeným problémom a urýchli proces tvorby dokumentov, väčšina veľkých a stredných podnikov sa v súčasnosti aktívne presúva k elektronickému spravovaniu dokumentov a elektronickému spravovaniu dokumentov ako celku.
Tieto dve pojmy, aj keď vznikajú medzi sebou,ale stále nie sú rovnaké. Kancelárska práca je proces priamo vytvárania dokumentu a organizácie práce s ním: ďalšie vyhľadávanie, skladovanie a kontrola pohybu.
Konkrétne, proces pohybu je to, čo sa obyčajne nazýva obeh dokumentov: od okamihu vytvorenia alebo prevzatia dokumentu do konca práce s ním.
Práve táto práca je ovládaná takým procesom, ktorý sa nazýva administratívna práca.
Oficiálne táto terminológia znie trochua vo veľkých podnikoch je hojnosť papierovej dokumentácie presne taká, ako to vyzerá, a vytiahol veľa problémov, a to veľkých i malých. A to je to, čo robí aj tých najkonzervatívnejších vodcov, aby preložili svoje záznamy do elektronických koľajníc, ktoré pokrývajú celý proces "od a do".
Ale ukázalo sa to v krajináchpost-sovietsky priestor nie je tak jednoduché! Po dlhú dobu bolo elektronické vedenie záznamov na jednej strane uvítané, na druhej strane nemalo dostatočnú právnu silu. Situáciu veľmi uľahčilo zavedenie elektronického podpisu, ktorý sa stal zárukou pravosti a správnosti dokumentu.
Napriek tomu existuje veľa technických ťažkostí. Počnúc zlyhaním softvéru a končiac vnútornou politikou rôznych (najmä súkromných) podnikov. Koniec koncov, pre správnu výmenu dokumentov v elektronickej podobe by obe strany mali pracovať týmto spôsobom, čo sa v praxi vždy neuskutočňuje.
Z tohto dôvodu a tiež z dôvodu konzervatívnej túžby"Zabezpečiť" často elektronické dokumenty usadiť na regáloch v podobe ich papierových kópií. Ale stále sú oveľa menej. A to spolu s automatizáciou vytvárania dokumentu a uľahčenia kontroly jeho pohybu spôsobuje, že celý proces konania je oveľa rýchlejší a preto účinnejší. Okrem toho výrazne šetrí priestor v miestnosti.
