Organizácia práce s dokumentmi
Organizácia prác s personálnymi dokumentmimá osobitný vplyv na kvalitu fungovania administratívneho aparátu, ako aj na formovanie a kultúru práce zamestnancov. Čím je práca profesionálnejšia, tým úspešnejšia je činnosť podniku ako celku.
Interný pracovný tok akéhokoľvek podnikuzahŕňa rôzne aktivity na prípravu, údržbu, plnenie, kopírovanie, prenos podnikateľských informácií. Ako ukazuje prax, zhruba sedemdesiat percent všetkých zamestnancov stráca na týchto aktivitách. Treba povedať, že organizácia práce s dokumentmi je čoraz dôležitejšia. Dnes je táto činnosť považovaná za jeden z hlavných faktorov konkurencieschopnosti moderného podniku.
Organizácia práce s dokumentmi naznačuješpeciálny prístup k prijatým a spracovaným obchodným údajom, koordinácia procesov tvorby a zmeny distribúcie informácií. Správna organizácia práce s dokumentmi znižuje čas vyhľadávania, zvyšuje presnosť, včasnosť údajov, eliminuje redundanciu.
Pri zohľadnení dlhodobej praxe boli vyvinuté tri hlavné typy práce s dokumentáciou: zmiešané, decentralizované a centralizované.
Druhá formulácia zabezpečuje koncentráciurôzne existujúce štruktúrne operácie pri vedení jednej jednotky v podniku. Takéto rozdelenie môže byť všeobecné alebo personálne oddelenie, kancelária a pod. Dokumentáciu môže spravovať jedna osoba, ktorá je tajomníkom. V každom prípade zodpovednosť jednotky alebo jedného zamestnanca bude zahŕňať vykonávanie celého cyklu spracovateľských činností od prevzatia až po prevod do archívneho oddelenia. Tieto činnosti zahŕňajú príjem, spracovanie obchodných informácií, registráciu, uchovávanie, kontrolu nad vykonávaním, odosielanie, referenčné a informačné operácie, systematizáciu pred prevodom do archívu.
Centralizovaná organizácia práce s dokumentmisa považuje za najracionálnejšiu a v tomto ohľade a ešte výhodnejšiu. Platí to najmä pre malé podniky. Pri použití tejto metódy systematizácie dokumentácie sa výrazne znižujú náklady na činnosti spracovania informácií. Okrem toho sa organizácia práce zamestnancov podstatne zlepšila. Pri tejto forme organizácie pracovného toku je kancelárska technika najefektívnejšia, jednotnosť sa dosahuje v metodických a riadiacich činnostiach týkajúcich sa spracovania dokumentácie.
Opačný centralizovaný systém jedecentralizovaný systém. V tomto prípade si každá jednotka vytvorila vlastnú službu, aby mohla pracovať s dokumentáciou. V týchto jednotkách sa všetky operácie vykonávajú autonómne. Decentralizovaný systém je typickejší pre tie inštitúcie a organizácie, ktoré sa líšia v zariadení, ktoré je rozptýlené v teritoriálnom zmysle. Tento pracovný systém je okrem toho vhodný aj pre podniky, ktorých dokumentácia je charakterizovaná určitou špecifickosťou (napríklad je potrebné zabezpečiť ochranu informácií).
Najbežnejšia medzitým formaje zmiešaný systém. V tomto prípade sa v centrálnej jednotke vykonáva určitá časť všetkých operácií (spravidla prijímanie a spracovávanie odoslaných a prijatých dokumentov, uchovávanie, replikácia). Súčasne sa v štrukturálnych oddeleniach podniku vykonávajú činnosti v oblasti tlače (tvorby), systematizácie, skladovania a prípravy na prevod do archívu.
Výber jednej alebo inej schémy práce s dokumentáciou sa vykonáva v súlade so štruktúrou samotného podniku.
