Aké sú povinnosti tajomníka

Aby bolo možné jasne definovaťpovinnosti tajomníka, je potrebné vedieť, kto presne hovorí. Koniec koncov, tento príspevok môžete vidieť v niekoľkých uhloch. Známy je napríklad administratívna pracovníčka ako administratívny pracovník, generálny tajomník ako hlava (hlava) určitej organizácie, štátny tajomník ako úradník, tajomník ako diplomatický osoba, tajomník hlavy ako zamestnanec, a ďalšie možnosti. Najčastejšie odkazujúc na tento post znamenajú zamestnanca, ktorý vykonáva úlohy (pokyny) ako riaditeľ podniku, ako aj individuálnych manažérov svojich štruktúrnych divízií. Ukazuje sa, že úradné povinnosti tajomníka v tomto prípade sú obmedzené na vykonávanie jednotlivých príkazov na riešenie organizačných a technických problémov.

Čo musí tajomník vedieť a musí to urobiť

Tajomník musí každodenne vykonávať tieto funkcie:

Získajte informácie od podriadených, aby ste ich prevzali do svojho nadriadeného.
Usporiadajte správcu telefónnej komunikácie. V jeho neprítomnosti si vezmite informácie a potom ho dajte na vedomie riaditeľovi.
Prijímajte a uchovávajte záznamy telefónnych správ.
Vytvoriť podmienky pre normálnu prevádzku hlavy: monitorovať dopyt po papiernictvo a kancelárskej techniky.
Pomoc pri organizácii výrobystretnutí a stretnutí. Pridanie účastníkom dátum, miesto a čas udalosti. Zbierajte potrebné materiály, zabezpečte účasť prítomných a uchovávajte zápisnicu zo stretnutia.
Vykonávať kancelárske práce v podniku. K tomu by mala sekretárka dostať, systematizovať prichádzajúcu korešpondenciu a postúpiť ju vedeniu. Potom na základe uložených víz pre prenos dokumentov na vykonávateľov podľa zoznamu. Medzi povinnosti tajomníka patrí aj kontrola priebehu, načasovania a výsledku ich vykonania.
Vykonajte prácu na tlači a reprodukcii dokumentov.
Usporiadajte príjem návštevníkov vedúcemu spoločnosti a, ak je to možné, vytvorte podmienky pre rýchle riešenie problémov.

Na splnenie týchto zdanlivo jednoduchých pracovných povinností tajomníka by mal zamestnanec vedieť:

celé zloženie riadenia podniku a jeho štrukturálnych subdivízií;
charta, personál a štruktúra podniku, jeho profil, vyhliadky na rozvoj a špecializáciu;
normatívne dokumenty na riadne vykonávanie kancelárskych prác;
pravidlá používania prostriedkov kancelárskych zariadení a komunikácií;
pravidlá BTW, OT, požiarnej bezpečnosti a priemyselnej hygieny;
pravidlá organizácie práce na pracovisku;
normatívne a právne akty, príkazy, uznesenia, príkazy na plánovanie, účtovníctvo a riadenie kvality vykonanej práce.

Špecifickosť úradníka

Ak je to konkrétnejšia, úzkašpecializácia, situácia je trochu iná. Vezmite napríklad úradné povinnosti administratívneho tajomníka. V názve pozície je jasne definovaný aspekt vykonanej práce. Zvyčajne v každom podniku už existuje oficiálny pokyn, v ktorom sú uvedené pokyny špecialistu na vedenie záznamov. Ak takýto pokyn neexistuje, je lepšie ho vytvoriť. Ak to chcete urobiť, použite kvalifikačnú príručku, ktorá má približné vzorky. Potom musí byť štandardná verzia dokončená pre konkrétnu organizáciu, pričom sa zohľadnia špecifiká a interné funkcie. Vo všeobecnosti musia byť povinnosti tajomníka jasne vysledovateľné do troch hlavných oblastí:

Práca s korešpondenciou. Príjem, spracovanie v moderných spôsoboch a včasné odoslanie.
Správna údržba vnútornej dokumentácie.
Registrácia, prísne účtovníctvo a prevod dokumentov do archívu na úschovu.

Vlastnosti práce referentky

V niektorých podnikoch, naprpracovné miesto, ktoré zahŕňa širokú škálu povinností: od "help desk" po "asistent riaditeľa". Takýto odborník musí mať širokú škálu poznatkov a dobrú znalosť situácie. Úradné povinnosti tajomníka reportéra sú mierne rozšírené v súvislosti s nárastom autority. Vo všeobecnosti je to obvyklé práce sekretára, ale slovo "referent" prináša niektoré dodatky k štandardnému zoznamu. Konkrétne môže tajomník-recenzent môžu nezávisle prijímať návštevníkov o určitých otázkach. S určitými informáciami je schopný robiť vlastné rozhodnutia. Referent navyše vykonáva zodpovedné úlohy vedúceho k ekonomickej činnosti organizácie (podniku). Niekedy je referent sekretariátu zodpovedný za udržiavanie vedenia osobných záznamov. Robí to len vtedy, keď vám celková práca umožní vykonávať dodatočné povinnosti.