Príručka o uchovávaní záznamov ako normatívny dokument

Oficiálny normatívny akt, ktorý definuje a ustanovuje postup na prípravu a prípravu dokumentov (a tiež na prácu s nimi) v akejkoľvek organizácii, je pokyn na vedenie záznamov.

Mal by byť k dispozícii v každom podniku,v každej firme a inštitúcii. Pokyny na vedenie záznamov sú vypracované bez zbytočného odkladu na základe národných normatívnych a metodických dokumentov. Súčasne by však mali odrážať jednotlivé znaky kancelárskej práce konkrétnej organizácie, zloženie pracovných miest a dokumentov, štruktúru služby, dostupnosť archívov a stupeň počítačovej automatizácie všetkých operácií vedenia záznamov. Z toho vyplýva, že pokyny na vedenie záznamov o konkrétnej organizácii sú vždy originálne a budú brať do úvahy všetky nuansy a zvláštnosti zloženia a spracovania dokumentov vlastných len v tejto štruktúre.

Pri príprave tohto normatívneho dokumentupre vašu firmu môžete použiť štandardné štandardné pokyny pre kancelársku prácu, odobrať z nej hlavné body, ktoré sú povinné pre každého, a pridať položky, ktoré je potrebné špecifikovať výhradne pre vašu organizáciu.

Zvyčajne, pokyny na prácu v kanceláriiobsahuje všeobecné ustanovenia, rôzne tematické sekcie a rôzne druhy aplikácií. Všeobecné ustanovenia špecifikujú rozsah pokynov, regulačný rámec a zodpovednosť za ich nedodržiavanie. Tematické sekcie obsahujú informácie o typoch dokumentov a poradia ich registrácie, pozorovania, rozmnožovania, certifikácie a uchovávania. V súlade so špecifikami podniku môže byť táto časť výrazne rozšírená. V závislosti od meniacich sa pracovných podmienok a zavádzania nových technológií je možné meniť a dopĺňať tematické časti. Prílohy k príručke obsahujú ilustrovaný referenčný materiál: vzorky foriem, odtlačky tesnení a pečiatok, diagramy toku dokumentov a vzorové formuláre.

V niektorých prípadoch je možné nosiť inštrukciedočasný charakter (pokyny na vedenie záznamov na okresnom súde alebo v ozbrojených silách). Dočasné pokyny týkajúce sa kancelárskych prác sa schvaľujú na určité obdobie, napríklad pred uvedením do trvalého pracovného pomeru. Toto sa rozhodne individuálne!

Dobre napísané pokynykancelárske práce odráža celý proces práce s dokumentmi a logickú postupnosť všetkých technologických operácií. Reguluje činnosť nielen kancelárskych služieb, ale aj celého administratívneho aparátu. Pokyn sa schvaľuje a uvádza do platnosti len na základe príkazu vedúceho organizácie a následne slúži ako normatívny akt, na základe ktorého sa vypracúvajú a vykonávajú všetky dokumenty podniku.

Správne vyhlásenie o úradnej práci je dôležitépodmienka riadnej práce organizácie. Umelci sú povinní kvalitatívne služobne vyplniť všetky dokumenty, zoznámiť nových zamestnancov s objednávkou a vyplniť polotovary pravidlá, predkladať správy včas a bez chýb, kompetentný a včas plniť zadané úlohy, začať pracovať okamžite (akonáhle prichádzajúceho dokumentu alebo poradí). Ak je hlava samotná priority naliehavosť vykonávanie príkazov alebo dokumenty, práce vykonané na tomto základe. V ostatných prípadoch bude pri vstupe značný počet dokumentov sú spracované v súlade s dátumom dorazí.