Je to oficiálny dokument? Koncepcia a typy

Dokumenty existujú už dávno. Objavili sa spolu s písaním. Kľúčovými funkciami dokumentov sú fixácia a následný prenos informácií, zaznamenávanie informácií a ich uchovávanie. Pri vykonávaní týchto úloh sa používajú rôzne, vrátane úradných dokumentov. Oblasti spoločenského života, v ktorých sa používajú, sú veľmi rôznorodé.

klasifikácia

Ako bolo uvedené vyššie, používajú sa rôzne sféry života úradných dokumentov. čo stále existujú nosiče dát? Príspevky môžu byť osobné. Takéto dokumenty sa vytvárajú mimo oficiálnych činností alebo vykonávajú verejné povinnosti. Zahŕňajú korešpondenciu, denníky, memoáre.

Úradný dokument

RF - krajina so špeciálnou štátnou štruktúrou. Na jeho území existujú právne predpisy, mocenské zložky, štátne orgány. Ako základ pre činnosti tohto druhu úradné predpisy, Tieto akty stanovujú poradie fungovania inštitúcií, obmedzenia ich kompetencie, povinnosti, práva, zodpovednosť úradníkov. Ich tvorba je náročná a časovo náročná práce. Úradné dokumenty zákony, normy, pravidlá, objednávky, objednávky atď. Väčšina z nich je manažérska.

Typy papierov

V závislosti od spôsobu zaznamenávania informácií sa rozlišujú:

1. Textový dokument. Toto je akt, v ktorom sú verbálne informácie. Zaznamenáva sa akýkoľvek systém na záznam zvuku alebo akýkoľvek druh písmena.
2. elektronický úradný dokument. To je akt vytvorený a čítaný pomocou počítača.
3. napísaný na stroji úradný dokument. To je akt, ktorého vytvorenie sa vykonáva technickými prostriedkami.
4. rukopisný úradný dokument. To je papier, v ktorom sú znaky aplikované ručne.

Tieto kategórie aktov sa používajú v činnostiach podnikov, orgánov. Kancelárske služby spracovávajú a ukladajú dokumenty.

Manažérske dokumenty

V závislosti od postoja voči administratívnemu aparátu podniku alebo orgánu sa rozlišujú tieto dokumenty:

1. Prijaté.
2. Vnútorné.
3. Odchádzajúce.

Zákony sa tiež líšia v úrovni obmedzenia prístupu. Podľa tejto funkcie sú dokumenty:

1. Tajomstvo. Sú označené špeciálnou pečiatkou. Na prácu s takýmito dokumentmi potrebujete zvláštne povolenie.
2. Jednoduchá.
3. Používanie služby. Tieto úkony sú tiež označené príslušnou pečiatkou. Používajú ich zamestnanci orgánu alebo podniku.

Stupeň autenticity

Na tomto základe sú dokumenty rozdelené na:

1. Skripty.
2. Duplikáty.
3. Kópia.

Pôvodný akt je prvý alebo jedinýkópiu s právnou silou. Originál je potvrdený úradným podpisom úradníka, pečiatkou schválenia, odtlačkom pečiatky a registračným indexom. V origináli informácie nevyhnutne potvrdzujú svoju spoľahlivosť. Môže ísť napríklad o miesto, čas vytvorenia. Duplikát - druhá kópia originálu. Tento dokument má tiež právnu silu. Vydá sa v prípade straty originálu. Kópia je akt, v ktorom sú pôvodné informácie úplne reprodukované, vonkajšie znaky. Nemá však právnu silu. Kópia môže mať osobitné náležitosti, ktoré potvrdzujú svoju korešpondenciu s originálom. V tomto prípade nadobúda právnu silu.

Spôsob skladovania a prenosu

Pre každý úradný dokumentstanovuje svoj vlastný čas v archíve. Akty môžu byť trvalé, dočasné (do 10 rokov) alebo dlhodobé (viac ako 10 rokov) skladovanie. Termín určuje Federálny archív a je stanovený v zozname dokumentov. V závislosti od spôsobu prenosu rozlišujú:

1. Listy.
2. Telefonické správy.
3. Telegramy.
4. Faksogrammy.
5. Ďalekopisy.
6. Elektronické komunikácie.

obsah

Každý úradný dokument sa používa na určité účely. Riadenie aktov v závislosti od obsahu môže byť:

1. Organizačné a manažérske. Zahŕňajú najmä štatút, predpisy, nariadenia, rozhodnutia, pokyny, predpisy, personálne obsadenie atď.
2. Odkaz a informácie. Do tejto kategórie patria telegramy, písmená, vysvetlivky, servisné poznámky, memorandá, úkony, certifikáty atď.
3. Príspevky k zamestnancom. Patria sem osobné súbory, objednávky, zošity, žiadosti, zmluvy, súhrny, dotazníky, charakteristiky atď.

štruktúra

Existujú dve zložky, ktoré tvoria úradníkaDokument. Ide o informačný a právny prvok. Na začiatku 70. rokov. v archíve bol predstavený nový koncept. Stalo sa to termínom "dokumentárna informácia". Mal by sa chápať ako verejná informácia alebo spracovaná na úrovni ľudských myšlienkových foriem a typov rôznych údajov a zaznamenaná na nosiči materiálu na spracovanie a ukladanie. Pri analýze existujúcich definícií dokumentu sú vymenované viaceré prístupy k jeho interpretácii. On je:

1. Materiálny objekt.
2. Prepravca informácií.
3. Dokumentované informácie.

vymenovanie

Praktické definície dokumentuzdôrazniť jeho informačnú podstatu. Zákon zobrazujúci informácie zabezpečuje ich zachovanie a akumuláciu. Spolu s týmto dokumentom sa predpokladá možnosť ďalšieho prenosu informácií iným osobám, jeho opakovaným používaním. Konajúc ako nosič dát, je neoddeliteľnou súčasťou vnútornej organizácie každej spoločnosti, organizácie alebo podniku. Informácie sa používajú pri prijímaní správnych rozhodnutí, používajú sa ako dôkaz o ich vykonaní a zdroji zovšeobecnenia informácií. Okrem toho dokument slúži ako referenčný a vyhľadávací materiál. V rámci riadenia je predmetom práce a jej výsledkom, keďže rozhodnutie je zaznamenané a stanovené v zákone.

náležitosti

Sú povinné prvky, ktoré sa nachádzajú v každom dokumente. Najmä zahŕňajú:

1. Názov.
2. Text.
3. Dátum.
4. Rozlíšenie.
5. Schválenie / schválenie.
6. Adresát a tak ďalej.

V rôznych aktoch existuje iná sumadetaily. Ich počet je určený účelom vytvorenia dokumentu, požiadavkami, ktoré sú kladené na obsah, účel a iné faktory. V mnohých dokumentoch je počet požiadaviek prísne obmedzený. Ak úkon neobsahuje alebo nesprávne označuje niektorý z povinných prvkov, môže byť uznaný za neplatný.