Servisná poznámka, postup pri písaní a registrácii

Funkcie a účel

Servisná poznámka je forma internejkorešpondencia a, v závislosti od obsahu, môže byť informatívna, proaktívna alebo podávanie správ. Načrtáva obchodné pozície nezávislej jednotky alebo vodcu v akejkoľvek otázke. Kancelárske oznámenie môže obsahovať návrhy alebo žiadosti a adresovať každému manažérovi, vrátane nadriadeného.

Podpísanie a registrácia

Servisné pokyny podpisuje okamžitý vedúci jednotky. V dolnej časti ľavého rohu musí ukázať výkonný umelec. Tam napísal svoje meno a kontaktoval telefónne číslo.

V štrukturálnych jednotkách, poznámkyzaregistrovať v programe elektronického obehu dokumentov. Sú im pridelené číslo, ktoré sa odosielajú jednotkám v papierovej forme a na elektronických médiách. Číslovanie pozostáva z indexu a registračného čísla oddelenia.

Dátumom zápisu je čas jeho registrácie. Jeho originál s rozlíšením vedúcej osoby je poslaný na hlavu. Kópia tejto poznámky sa autorovi vráti.

Rozmanitosť servisných poznámok

Memorandum o porozumení je typ pripomienky adresovanejpriamy vodca. Poznámky pripravený v prípade potreby tak, aby odrážali názor vedúci oddelenia alebo na konkrétny problém a urobiť konkrétne návrhy.

V závislosti od účelu a obsahu memoranda môže byť aktívny (vo forme pripomienok a návrhov) alebo hlásenie (na základe výsledkov kontrol na služobnej ceste).

Dátum alebo časové obdobie, na ktoré sa vzťahujeinformácie zaznamenané v memorande by mali byť zvýraznené v samostatnom riadku, ktorý je uvedený v názve alebo na začiatku textu. Memorandum je podpísané autorom-kompilátorom.

Obsah poznámok

Text správy a správyOdporúčame vytvárať poznámky z 2 častí. Prvá časť by mala pozostávať zo skutočností, ktoré viedli k jej písaniu, a druhá z návrhov a príslušných záverov k uvedenej problematike.

Každý rozvinutý dokument môže obsahovať iba jednu otázku. Výnimkou sú protokoly, príkazy, plány, správy a súhrnné dokumenty.

Táto poznámka by mala obsahovaťodôvodnené informácie predložené objektívne, stručne, správne, jasne a bez zbytočných opakovaní. Textová časť je vytvorená vo forme pevného textu, tabuľky, dotazníka alebo kombinácie týchto formulárov.

Zložitý pevný text ktoréhokoľvek dokumentu by malpozostávajú z logicky a gramaticky konzistentných informácií o činnostiach v riadení, ktoré sa odrážajú v príslušných ustanoveniach, pravidlách, nariadeniach a administratívnych dokumentoch.

Táto poznámka by mala byť povinnádetaily a nezmenený poradie umiestnenia: autor, názov spoločnosti a jej kód, index, dátum, názov, hlavný text, víza, podpis dodávateľa, označenie o vykonaní a riadení dokumentu v prípade.

Názov poznámky by mal byť zhrnutý. Ak sa dokument zaoberá viacerými problémami, názov môže byť zovšeobecnený.

Riešenie pravidiel

Poznámky sú adresované organizáciám, ktorédivíziami alebo konkrétnym manažérom v rámci podniku. V dokumente adresovanom mnohým podobným organizáciám je adresát označený kolektívne. Poznámka by nemala mať viac ako 4 príjemcov.

záver

Všetky odchádzajúce informácie v rámci službypoznámky musia byť poskytnuté na požiadanie a odoslané len oficiálne. Poskytnuté informácie musia byť podpísané a schválené manažérom, ktorého rozsah pôsobnosti ovplyvňuje.

Všetky poznámky sú nevyhnutne predmetom datovania. Dátum dokumentu a akékoľvek označenie služby na ňom sú nepostrádateľnou požiadavkou na akýkoľvek dokument.