Správne spravovanie pokladne.

Pokladňa je špeciálnym formulárom v roku 2009ktorá odráža všetky transakcie súvisiace s hotovosťou. Zohľadňuje každú prijatie a vydanie peňazí. Pokladnica musí byť vedená pokladníkom. V každej organizácii by mala byť teoreticky len jedna taká kniha. Súčasne sú listy očíslované, viazané a na nich je umiestnená pečať organizácie. Na konci knihy sa zaznamenáva počet očíslovaných stránok, na ktorých vedúci účtovník a vedúci podniku dali svoje podpisy. Avšak niekedy organizácie, ktoré majú svoje vlastné jednotky (zastúpenia, pobočky), nemôžu robiť bez jednej peňažnej knihy, pretože je to veľmi ťažké a v niektorých prípadoch je nemožné priniesť všetky výnosy a zodpovedajúce peňažné doklady na hlavnú kanceláriu každý deň. Navyše na prvom hárku pokladnice existuje linka určená na označenie štruktúrneho členenia organizácie. Toto slúži ako nepriamy dôkaz, že je možné udržiavať samostatnú pokladničnú knihu v každej divízii.

Záznamy o pokladníckej správe musia byť uvedené v dvochkópií (cez kopírovací papier). V tomto prípade udržiavanie pokladnice stanovuje, že prvá kópia zostáva v nej a druhá slúži ako priama správa pokladníka. Inštancie sú označené rovnakým poradovým číslom. Poradie pokladnice zabraňuje vymazaniu a opravám, ktoré neboli dohodnuté. Avšak po určení chyby je možné vykonať opravy, ktoré musia byť nevyhnutne certifikované (podpísané) vedúcim účtovníkom a pokladníkom.

Údržba pokladnice spôsobuje skutočnosť,že všetky záznamy by mali byť zadané ihneď po vydaní alebo prijatí peňažných prostriedkov pokladníkovi. Na konci pracovného dňa pokladník vypočíta súčty pre všetky transakcie za deň, identifikuje zostatok na pokladnici a spolu s hotovostnými a príjmovými pokladničnými príkazmi prenesie správu na účtovné oddelenie. Po prijatí všetkých potrebných dokladov od pokladníka musí účtovník prihlásiť hlavnú kópiu knihy.

Údržba pokladnice musí byť denná. V takomto prípade je potrebné zbierať zvyšnú sumu peňazí na pokladnici na konci každého dňa. Je potrebné povedať, že účtovníci a iní účtovníci, ktorí majú právo podpisovať doklady hotovostného oddelenia, by nemali plniť povinnosti pokladníka. Pokiaľ ide o kontrolu dodržiavania riadneho vedenia knihy, mal by ho implementovať hlavný účtovník.

Obe organizácie a jednotlivcipodnikatelia vyžadujú, aby banky stanovili limit na zostatok finančných prostriedkov v pokladni. Všetky sumy presahujúce tento stanovený limit sa musia predložiť úverovej inštitúcii. Preto banky požadujú, aby absolútne každý držal pokladničnú knihu. IP sa považuje za rovnocennú s inou organizáciou. To však nie je úplne správne, pretože obchodné peniaze nie sú oddelené od osobných peňazí. Právne predpisy preto nestanovujú žiadne obmedzenia ich výdavkov.

Avšak, ako úveroví dôstojníciorganizáciami a zamestnancami daňovej kontroly sa domnieva, že činnosti podnikateľa by mali byť regulované rovnakými zákonmi ako práca všetkých právnických osôb. Súčasne môžu daňové orgány v procese stiahnutia z daňového účtu alebo počas overovania účtov IP vyžadovať predloženie pokladnice. Trvajúc na svojich vlastných, často daňových inšpektorov uvádzajú zodpovednosť a sankcie. V skutočnosti je PI zodpovedný len vtedy, ak je porušený požadovaný postup vykonávania hotovostných operácií, ale nie kvôli nedostatku peňažnej knihy.