Potreba dokladového potvrdeniarozhodnutia sú potrebné v situáciách, keď sú brané kolektívne. Najbežnejším spôsobom, ako zaznamenať priebeh udalosti, je použiť druh záznamu údajov, napríklad protokol.
Slovo "protokol" má niekoľko významov: to jev konkrétnej situácii môže byť stanovený postup a riadne formalizovaný oficiálny dokument obsahujúci údaje o konzistentnom priebehu diskusie, diskusií a rozhodovaní na zasadnutiach a stretnutiach, konferenciách a stretnutiach. Malo by sa vziať do úvahy, že má niekoľko foriem, odlišných vo svojom smere. Záznam o stretnutí nájomcov je dokumentom trochu inej kategórie, ako je protokol vyšetrovacích orgánov alebo iného dozorného orgánu.
Stále / dočasné kolegiálne stretnutiakomunity (výbory, schôdze akcionárov, rezidenti, správna rada) podliehajú povinnej dokumentácii. V závislosti od rozhodnutia predsedu organizácie alebo skupiny môže byť zápisnica zo schôdze v plnom rozsahu (dôkladný záznam prejavov, diskusií, otázok a odpovedí) alebo skrátená forma. Počas schôdze sekretár alebo iná zodpovedná osoba spravidla zaznamenáva všetko, čo sa deje, zhromažďuje sprievodné materiály poskytnuté účastníkmi a potom ich spája do jedného dokumentu.
Pokiaľ ide o požiadavky na tohto úradníkapapiera, ktoré sú určené v štátnych noriem, ktorými sa riadi správne politiky. Napríklad v zápisnici zo zasadnutia vlastníkom alebo nájomcom zástupcami iných skupín a organizácií, okrem názvu dokumentu a organizácie, dátum udalosti a program musí byť uvedené údaje z predsedu, sekretára a navštevujúcich strany.
Stručný náčrt prezentácie informácií vyzerátakto: počúvali - hovorili (a) - rozhodli / rozhodli. Spoľahlivosť uvedených údajov je podpísaná predsedom a tajomníkom. V prípade potreby môžu účastníci stretnutia obdržať úplnú kópiu zápisníc zo schôdze, ako aj výpis z ktorejkoľvek ich časti.
Niektoré nuansy informačných dát súdokument odrážajúci priebeh kolektívnych stretnutí obyvateľov žijúcich v bytových domoch. V tomto prípade zápisnica z rokovania majiteľov domov musí obsahovať údaje o forme podujatia (skutočné zhromaždenie osôb alebo absencia hlasovania o otázkach programu), skutočnú adresu a oblasť určeného samostatného zariadenia, počet prítomných hlasov, ktoré im patria.
Okrem toho, povinná príloha k dokumentuje zoznam účastníkov (alebo ich zástupcov) s uvedením čísla apartmánu, ktoré vlastní. Ak by bolo stanovisko obyvateľov prijaté v neprítomnosti, potom by mal dodatočný zoznam obsahovať nielen informácie o osobe, ale aj jeho rozhodnutia vo všetkých otázkach programu. Mala by tiež obsahovať informácie o dokumente potvrdzujúcom vlastníctvo alebo vlastníctvo konkrétnej miestnosti v dome, ako aj o vôli každého občana o bodoch uvedených na programe v zrozumiteľných a akceptovaných formách (Súhlasím, nesúhlasím, zdržiavam sa). Len za tejto podmienky budú platné zápisy zo stretnutia nájomcov.
